E-Akte.nrw

#administration #infrastruktur #kooperation #vorprojekt

Die Kanzlerinnen und Kanzler der Universitäten und Fachhochschulen haben be­schlossen bei der Umstellung auf eine elektronische Aktenführung  sowie auf die elektronische Vorgangsbearbeitung eng zusammen zu arbeiten. Angestrebt werden gemeinsame technische Systeme, die Entwicklung von Blaupausen für die Umset­zung von Prozessen in einem oder mehreren Dokumentenmanagementsystemen so­wie die Bündelung von Know-How in einem Kompetenzzentrum E-Akte und E-Vorgangsbearbeitung.

Viele Hochschulen haben bereits vor einiger Zeit Projekte zu den Themen E-Akte und E-Vorgangsbearbeitung gestartet. Die Projekte sind unterschiedlich weit gedie­hen, es gibt eine Vielzahl von eingesetzten technischen Systemen, unterschiedliche Herangehensweisen und Einsatzzwecke. Ziel dieses Vorprojekts ist es,

  1. eine IST-Standerhebung an allen 37 staatlichen Hochschulen durchzuführen (u.a. in Bezug auf Einsatzszenarien, Herangehensweisen, Reifegrad sowie Systeme).
  2. die beabsichtigten weiteren Entwicklungen an allen 37 Hochschulen aufzu­nehmen,
  3. auf der Grundlage der erhobenen Informationen Vorschläge für ein oder mehrere Projekte zur umfassenden Einführung von E-Akten und E-Vorgangsbear­beitung an allen Hochschulen sowie eine auf Dauer angelegte Servicestruktur zu erarbeiten.

Das Konsortium besteht aus mehreren Universitäten und Fachhochschulen. Die Fe­derführung (Steuerung) für das Vorprojekt liegt bei der Universität Bielefeld. Wesent­liche Teile der Projektarbeit sollen durch einen externen Dienstleister erbracht wer­den (aufgrund der schnelleren Verfügbarkeit von fachkundigem  Personal im Ver­gleich zur Einstellung und Einarbeitung von Projektpersonal). Die inhaltliche Arbeit erfolgt in enger Abstimmung mit den beiden Kanzlerarbeitsgruppen zur Digitalisierung sowie mit dem Arbeitskreis der DV-Verantwortlichen der Hochschulverwaltungen (DV-Pro).

 

Ansprechpartner

Frank Klapper

Dezernent Informationsmanagement und Hochschulentwicklung
Universität Bielefeld
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