FAQs zur Vereinbarung zur Digitalisierung (VzD)

zwischen den öffentlich-rechtlichen Hochschulen und dem MKW NRW

 

Das FAQ basiert auf den häufig gestellten Fragen zur Vereinbarung und wird laufend aktualisiert

 

Gibt es ein Zuweisungsschreiben? Wo finde ich dieses Schreiben sowie die Anlagen samt Auflagen?

Jede Hochschule erhält jährlich ein Zuweisungsschreiben über die in der Anlage „Finanzierung“ im jeweiligen Haushaltsjahr angegebenen Mittel. Dieses Zuweisungsschreiben gilt für alle Projekte und Förderlinien, die in der Vereinbarung zur Digitalisierung für die jeweilige Hochschule aufgeführt sind. Alle Hochschulen haben für die Vereinbarung zur Digitalisierung bereits für die Jahre 2020 sowie 2021 ein Zuweisungsschreiben nebst Anlagen für alle ihre Maßnahmen erhalten. Die Anlagen beinhalten insbesondere eine Fassung der Vereinbarung zur Digitalisierung, die „Auflagen im Rahmen der Vereinbarung zur Digitalisierung“ und einen „Vordruck Schlussnachweis“.

Für Projekte, die nicht in der Vereinbarung zur Digitalisierung aufgeführt sind, wurden gesonderte Zuwendungsschreiben samt Auflagen etc. versandt.

 

Wann endet mein Projekt bzw. bis wann dürfen die bewilligten Mittel ohne einen Verlängerungsantrag ausgegeben werden?

Der entsprechende Durchführungszeitraum der verschiedenen Maßnahmen und Projekte entspricht den Haushaltsjahren, in denen Mittel für die Maßnahme und Projekt vorgesehen sind (vgl. § 12 der VzD). Dies können Sie der Anlage zur Finanzierung entnehmen, die Ihrem Zuweisungsbescheid anhängt. Erhalten Sie beispielsweise in den Haushaltsjahren 2020 bis 2022 Projektmittel, so endet der Durchführungszeitraum des Projekts, auch wenn das Projektende für ein anderes Datum zwischen dem 01.01.2022 und 31.12.2022 im Projektantrag geplant war, am 31.12.2022.

Ausgenommen hiervon sind § 7 (3) Online-Bewerbung und –Immatrikulation sowie § 11 Corona-Soforthilfe für die Digitalisierung in Studium und Lehre. Dort endet - unabhängig von der Mittelbereitstellung - der Durchführungszeitraum am 31.12.2021
 

Kann ich die nicht ausgegebenen Mittel auch im nächsten Haushaltsjahr benutzen?

Gem. § 12 der Vereinbarung zur Digitalisierung dürfen die Mittel im Rahmen des jeweiligen Durchführungszeitraumes von der Hochschule überjährig bewirtschaftet werden, d.h. die Mittel können flexibel im Rahmen des Durchführungszeitraumes (s.o.) ausgegeben werden. Am Ende des Durchführungszeitraumes der einzelnen Maßnahmen und Projekte müssen nicht verausgabte Mittel an das MKW zurückerstattet werden. Die Mittel stehen dann der landesweiten Digitalisierungsoffensive wieder zur Verfügung.
 

Welche Berichtspflichten gibt es?

Zu den Berichtspflichten gibt es drei verschiedene Dinge zu unterscheiden:

  1. Die „gesetzlichen Berichtspflichten“:
    Die gesetzlichen Berichtspflichten beschränken sich hier auf die Auflagen, die dem Zuweisungsschreiben beigefügt worden sind. Hier ist festgeschrieben worden, dass am Ende des Durchführungszeitraumes dem MKW ein Schlussnachweis (vgl. 3.) vorgelegt werden muss. Zwischennachweise (vgl. 2.) erfolgen über das Monitoring der DH.NRW und nicht an das MKW.
    Die DH.NRW berichtet wiederum an das MKW.

  2. Das „Monitoring“ der Geschäftsstelle der DH.NRW
    Die Pflichten für die halbjährlichen Fortschrittsberichte („Monitoring“) sind in § 12 der Vereinbarung zur Digitalisierung festgelegt. Ziel des Monitorings ist es, dass die DH.NRW und das MKW während der jeweiligen Projektlaufzeit Informationen über den inhaltlichen und finanziellen Stand der Projekte erhält. Es ist geplant, dass die DH.NRW dies digital über ein Onlinetool abwickelt. Das Tool und die inhaltliche Ausgestaltung des Monitorings werden gerade zwischen der DH.NRW und dem MKW abgestimmt. Die DH.NRW wird alle Hochschulen entsprechend informieren, wenn ein Ergebnis vorliegt. Bis dahin sammelt die DH.NRW die notwendigen Informationen über eine Umfrage, die in Kürze an die Hochschulen versendet wird.

  3. Der Abschlussbericht bzw.Schlussnachweis
    Gemäß Nr. 2 der Auflagen zum Zuweisungsschreiben muss nach Abschluss des Projektes bzw. des Durchführungszeitraumes (siehe Punkt 1) innerhalb von sechs Monaten (30. Juni p.a.) dem MKW ein Schlussnachweis über die Verwendung der Mittel vorgelegt werden. Der hierzu zu verwendende Vordruck ist den Zuweisungsbescheiden aus den Jahren 2020 sowie 2021 beigefügt worden und kann unter digioffensive@mkw.nrw.de erneut angefordert werden.

 

Wann bekomme ich die Mittel für das aktuelle Haushaltsjahr?

Sobald der Haushalt im jeweiligen Jahr festgestellt und die Haushaltsfreigaben erfolgt sind, werden die Zuweisungsbescheide automatisch erstellt. Ein gesonderter Mittelabruf ist nicht notwendig. Grundsätzlich können Sie im 1. Quartal p.a. mit der Zuweisung und der entsprechenden Auszahlung / Buchung durch das MKW rechnen. Bei Konsortialvorhaben werden die Mittel den Konsortialführerinnen zugewiesen.

 

Wieso habe ich für die EGovG-/OZ-Koordinatorinnen/Koordinatoren nur Mittel im Haushaltsjahr 2020 bekommen?

Die Mittel gem. §7 (2) E-Gov und OZG erhalten die Hochschulen aus der Digioffensive nur für das Haushaltsjahr 2020. Ab 2021 müssen die Hochschulen diese Stelle aus den Mitteln zur Umsetzung des EGovG NRW finanzieren, die das Land den Hochschulen von 2021 bis 2026 zur Verfügung stellen wird.

 

Bei weiteren Fragen zum Monitoring wenden Sie sich bitte an geschaeftsstelle@dh.nrw.
Bei Fragen zum Schlussverwendungsnachweis oder zur Finanzierung wenden Sie sich bitte an das Ministerium für Kultur und Wissenschaft NRW:
Frau Sommer (0211-896-4425) oder digioffensive@mkw.nrw.de.

 

Weitere FAQs aus der KDU.nrw (Kontakt https://kdu.dh.nrw/)

Zu §7 (2): In der Vereinbarung zur Digitalisierung ist geregelt, dass die zugewiesenen Mittel innerhalb des jeweiligen Durchführungszeitraums zu verausgaben sind. Für die EGov/OZG-Koordinator*innen endete dieser Zeitraum gem. VzD in 2020. Einige der Hochschulen haben die Stelle aber erst in 2021 besetzen können. Bestünde die Möglichkeit, dass die für 2020 zur Verfügung gestellten Mittel in das Jahr 2021 transferiert werden?

Sollten die Mittel in 2020 nicht oder nur teilweise verausgabt haben, so sind diese ganz oder teilweise zurückzuerstatten.

 

Wie ist die weitere Finanzierung der EGovG-/OZG-Koordinator*innen vorgesehen? Wie werden die diesbezüglichen Regelungen aussehen?

Die Finanzierung wird ab 2021 aus einer anderen zentralen Finanzierungsquelle für E-Government-Vorhaben erfolgen, nähere Infos hierzu folgen (Stand 04.02.2021).

 

Für das Vorhaben digiFellows (§ 2, Abs. 6) werden pro Jahr feste Mittel bereitgestellt. Laut § 12 VzD entspricht der Durchführungszeitraum der verschiedenen Maßnahmen und Projekte den Haushaltsjahren, in denen Mittel für die Maßnahme und Projekte vorgesehen sind. Müssten dann die Mittel für das Vorhaben digiFellows für das Jahr 2020 zurückerstattet werden, wenn in 2020 keine Verausgabung stattgefunden hat oder können die Mittel für 2020 auch in das Jahr 2021 verschoben werden?

in § 2 Abs. 6 der Vereinbarung zur Digitalisierung ist festgeschrieben, dass jede Hochschule sich verpflichtet, ab 2020 jährlich einen hochschulweiten Wettbewerb zur Vergabe eines "Fellowships für Innovationen in der digitalen Hochschullehre" durchzuführen und hierfür jährlich 50.000,- € erhält. Das bedeutet, dass Sie den Wettbewerb entsprechend jährlich durchführen bzw. beginnen müssen.

Das Wettbewerbsverfahren muss jeweils zwingend in den einzelnen Haushaltsjahren beginnen, die Ausgaben hierfür können aber aufgrund der Überjährigkeit der Mittel noch in den Folgejahren bis zum Ende des Durchführungszeitraumes getätigt werden. Da in 2020 aufgrund des Zeitmangels eine Wettbewerbsdurchführung schwierig war, ist es in diesem Ausnahmefall möglich, das Wettbewerbsverfahren erst im Jahr 2021 zu starten und in 2021 entsprechend zwei Wettbewerbe durchzuführen.

Sollten Sie in einem Jahr kein digifellow vergeben, sind diese Mittel am Ende des Durchführungszeitraumes an das MKW zurückzuerstatten.

 

Für welche Ausgaben können diese Mittel gem. §7 (3) in der Hochschule konkret verwendet werden? Personal- und Sachausgaben? Oder gibt es hier eine Einschränkung?

Bei diesen Mitteln gibt es keine Aufteilung zwischen Personal- und Sachausgaben, dh. sie sind quasi gegenseitig deckungsfähig. Das Ergebnis und die Fristen zählen.

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