FAQs zur Vereinbarung zur Digitalisierung (VzD)

zwischen den öffentlich-rechtlichen Hochschulen und dem MKW NRW

 

Das FAQ basiert auf den häufig gestellten Fragen zur Vereinbarung und wird laufend aktualisiert (Stand: 08.02.2022).

 

Gibt es ein Zuweisungsschreiben? Wo finde ich dieses Schreiben sowie die Anlagen samt Auflagen?

Jede Hochschule erhält jährlich ein Zuweisungsschreiben über die in der Anlage „Finanzierung“ im jeweiligen Haushaltsjahr angegebenen Mittel. Dieses Zuweisungsschreiben gilt für alle Projekte und Förderlinien, die in der Vereinbarung zur Digitalisierung für die jeweilige Hochschule aufgeführt sind. Alle Hochschulen haben für die Vereinbarung zur Digitalisierung bereits für die Jahre 2020 sowie 2021 ein Zuweisungsschreiben nebst Anlagen für alle ihre Maßnahmen erhalten. Die Anlagen beinhalten insbesondere eine Fassung der Vereinbarung zur Digitalisierung, die „Auflagen im Rahmen der Vereinbarung zur Digitalisierung“ und einen „Vordruck Schlussnachweis“.

Für Projekte, die nicht in der Vereinbarung zur Digitalisierung aufgeführt sind, wurden gesonderte Zuwendungsschreiben samt Auflagen etc. versandt.

 

Wann endet mein Projekt bzw. bis wann dürfen die bewilligten Mittel ohne einen Verlängerungsantrag ausgegeben werden?

Der entsprechende Durchführungszeitraum der verschiedenen Maßnahmen und Projekte entspricht den Haushaltsjahren, in denen Mittel für die Maßnahme und Projekt vorgesehen sind (vgl. § 12 der VzD). Dies können Sie der Anlage zur Finanzierung entnehmen, die Ihrem Zuweisungsbescheid anhängt. Erhalten Sie beispielsweise in den Haushaltsjahren 2020 bis 2022 Projektmittel, so endet der Durchführungszeitraum des Projekts, auch wenn das Projektende für ein anderes Datum zwischen dem 01.01.2022 und 31.12.2022 im Projektantrag geplant war, am 31.12.2022.

Ausgenommen hiervon sind § 7 (3) Online-Bewerbung und –Immatrikulation sowie § 11 Corona-Soforthilfe für die Digitalisierung in Studium und Lehre. Dort endet - unabhängig von der Mittelbereitstellung - der Durchführungszeitraum am 31.12.2021
 

Kann ich die nicht ausgegebenen Mittel auch im nächsten Haushaltsjahr benutzen?

Gem. § 12 der „Vereinbarung zur Digitalisierung“ dürfen die Mittel im Rahmen des jeweiligen Durchführungszeitraumes von der Hochschule überjährig bewirtschaftet werden, d.h. die Mittel können flexibel im Rahmen des Durchführungszeitraumes (s.o.) ausgegeben werden. Am Ende des Durchführungszeitraumes der einzelnen Maßnahmen und Projekte müssen nicht verausgabte Mittel an das MKW zurückerstattet werden. Die Mittel stehen dann der landesweiten Digitalisierungsoffensive wieder zur Verfügung.

Während der Projektlaufzeit wird die Mittelverausgabung regelmäßig anhand der Zwischenverwendungsnachweise (siehe dazu auch „Welche Berichtspflichten gibt es?“) durch das MKW überprüft. Mehr- oder Minderausgaben müssen in den Zwischenverwendungsnachweisen begründet werden. Bei größeren Abweichungen zum Finanzierungsplan erfolgt eine Prüfung, inwieweit Restmittel mit der Zuweisung im neuen Haushaltsjahr verrechnet werden. Das MKW wird ggf. auch das Gespräch in einzelnen Projekten suchen, um sich über den Stand des Projektes zu informieren und über die weitere Vorgehensweise zu sprechen.

Ist eine Umwidmung der Mittel möglich?

Grundsätzlich ist eine Umwidmung der zugewiesenen Mittel möglich. Da im Zuweisungsschreiben eine Unterteilung in Personal- und Sachmittel nicht erfolgt ist, ist eine Genehmigung der Umwidmung nicht notwendig, wenn die Kosten im Antrag bereits aufgeführt und zweckdienlich sind. Im Monitoring sowie im Zwischen- und im Schlussverwendungsnachweis sind die Verschiebungen darzustellen und zu begründen. Wenn durch Verschiebungen Kosten gedeckt werden sollen, die bislang nicht im Antrag vorgesehen sind, so ist ein formloser Antrag per E-Mail an das MKW zu stellen: digioffensive@mkw.nrw.de. Bei Verschiebungen beachten Sie bitte auch die Regelung zur Projektpauschale (s.u.).

Welche Berichtspflichten gibt es?

Zu den Berichtspflichten gibt es drei verschiedene Dinge zu unterscheiden:

  1. Die „gesetzlichen Berichtspflichten“:

    Die gesetzlichen Berichtspflichten beschränken sich auf die Auflagen, die dem Zuweisungsschreiben beigefügt worden sind. Hier ist festgeschrieben worden, dass am Ende des Durchführungszeitraumes dem MKW ein Schlussnachweis (vgl. 3.) vorgelegt werden muss. Zwischennachweise (vgl. 2.) erfolgen über das Monitoring der DH.NRW und nicht an das MKW. Ab dem Jahr 2022 sind unabhängig vom Monitoring auch Zwischenverwendungsnachweise (erstmals für das Haushaltsjahr 2021) bis zum 31. März 2022 zu erbringen. Dies wird auch Bestandteil der Auflagen der Zuweisungsschreiben im Jahr 2022 sein. Die Vorlage hierfür finden Sie auf der Webseite des MKW. Die Zwischenverwendungsnachweise müssen über ein Online-Formular bei der DH.NRW hochgeladen werden.

    Die DH.NRW berichtet wiederum an das MKW.

  2. Das „Monitoring“ der Geschäftsstelle der DH.NRW
    Die Pflichten für die halbjährlichen Fortschrittsberichte („Monitoring“) sind in § 12 der Vereinbarung zur Digitalisierung festgelegt. Ziel des Monitorings ist es, dass die DH.NRW und das MKW während der jeweiligen Projektlaufzeit Informationen über den inhaltlichen und finanziellen Stand der Projekte erhält. Es ist geplant, dass die DH.NRW dies digital über ein Onlinetool abwickelt. Das Tool und die inhaltliche Ausgestaltung des Monitorings werden gerade zwischen der DH.NRW und dem MKW abgestimmt. Die DH.NRW wird alle Hochschulen entsprechend informieren, wenn ein Ergebnis vorliegt. Bis dahin sammelt die DH.NRW die notwendigen Informationen über eine Umfrage, die in Kürze an die Hochschulen versendet wird.

  3. Der Abschlussbericht bzw.Schlussnachweis
    Gemäß Nr. 2 der Auflagen zum Zuweisungsschreiben muss nach Abschluss des Projektes bzw. des Durchführungszeitraumes (siehe Punkt 1) innerhalb von sechs Monaten (30. Juni p.a.) dem MKW ein Schlussnachweis über die Verwendung der Mittel vorgelegt werden. Der hierzu zu verwendende Vordruck ist den Zuweisungsbescheiden aus den Jahren 2020 sowie 2021 beigefügt worden und kann unter digioffensive@mkw.nrw.de erneut angefordert werden.

 

Wann bekomme ich die Mittel für das aktuelle Haushaltsjahr?

Sobald der Haushalt im jeweiligen Jahr festgestellt und die Haushaltsfreigaben erfolgt sind, werden die Zuweisungsbescheide automatisch erstellt. Ein gesonderter Mittelabruf ist nicht notwendig. Grundsätzlich können Sie im 1. Quartal p.a. mit der Zuweisung und der entsprechenden Auszahlung / Buchung durch das MKW rechnen. Die Auszahlung erfolgt in mehreren Tranchen verteilt über das Haushaltsjahr. Bei Konsortialvorhaben werden die Mittel den Konsortialführerinnen zugewiesen.

Wie berechnet sich die Projektpauschale?

Die Höhe der Projektpauschale wird anhand der tatsächlichen Personalausgaben berechnet. Sollten diese im Vergleich zu den im Antrag angesetzten Personalkosten nach unten abweichen, reduziert sich die Höhe der Projektpauschale entsprechend.

Welche Konsequenzen hat die Einstellung der Förderlinie „Curriculum 4.0“ für laufende oder kürzlich abgeschlossene Ausschreibungsverfahren?

Die Zuweisung von Mitteln für die Förderlinie „Curriculum 4.0“ über die „Vereinbarung zur Digitalisierung“ ist ab 2022 nicht mehr vorgesehen. Für die Mittel, die für diese Förderlinie bereits in den Jahren 2020 und 2021 auf Basis der VzD den Hochschulen zur Verfügung gestellt worden sind, wird der Durchführungszeitraum bis zum 31. März 2023 festgesetzt. Hintergrund ist, dass einige Hochschulen für die Mittel aus 2021 erst im Herbst 2021 wettbewerbliche Verfahren ausgeschrieben haben. Für diese Projekte soll sichergestellt werden, dass sie auch zu Ende geführt werden können. Wurden mehrjährige Projekte entgegen der Regelungen der VzD durch die Hochschulen genehmigt, die über den 31. März 2023 hinausgehen, so ist eine Förderung dieser Projekte über den 31. März 2023 hinaus durch das MKW ausgeschlossen. Eine Weiterführung des Projektes aus hochschuleigenen Mitteln ist hingegen möglich.

Für den Fall, dass Hochschulen nachweislich für die für 2022 vorgesehen Mittel bis zum 01. Dezember 2021 wettbewerbliche Verfahren angestoßen haben, können diese die Finanzierung des ausgewählten Projektes beim MKW beantragen.

Diese Hochschulen müssen einen Einzelantrag mit Bezug auf die VzD 2025 an das MKW stellen. Der Einzelantrag hat die folgenden Punkte zu beinhalten:

  • Gesamtsumme, die im Jahr 2022 für das ausgewählte Projekt benötigt wird,
  • Kurzdarstellung des ausgewählten Projekts: kurze Inhaltsbeschreibung, Durchführungszeitraum, Antragsteller/-in und beantragte Summe,
  • Bestätigung, dass der Antrag (des Curriculum-Projekts) geprüft wurde und nach Durchführung des Wettbewerbsverfahrens gefördert werden soll, und
  • Nachweis, dass der der Beginn des Wettbewerbsverfahrens für 2022 vor dem 01. Dezember 2021 gelegen hat.

Die Zuweisung der Mittel durch das MKW erfolgt nach positiver Prüfung des Antrags und unter der Voraussetzung, dass entsprechende Landeshaushaltsmittel zur Verfügung stehen.


Wieso habe ich für die EGovG-/OZ-Koordinatorinnen/Koordinatoren nur Mittel im Haushaltsjahr 2020 bekommen?

Die Mittel gem. §7 (2) E-Gov und OZG erhalten die Hochschulen aus der Digioffensive nur für das Haushaltsjahr 2020. Ab 2021 müssen die Hochschulen diese Stelle aus den Mitteln zur Umsetzung des EGovG NRW finanzieren, die das Land den Hochschulen von 2021 bis 2026 zur Verfügung stellen wird.

 

Bei weiteren Fragen zum Monitoring wenden Sie sich bitte an monitoring@dh.nrw.
Bei Fragen zum Schlussverwendungsnachweis oder zur Finanzierung wenden Sie sich bitte an das Ministerium für Kultur und Wissenschaft NRW:
Frau Sommer (0211-896-4425) oder digioffensive@mkw.nrw.de.

 

Weitere FAQs aus der KDU.nrw (Kontakt https://kdu.dh.nrw/)

Zu §7 (2): In der Vereinbarung zur Digitalisierung ist geregelt, dass die zugewiesenen Mittel innerhalb des jeweiligen Durchführungszeitraums zu verausgaben sind. Für die EGov/OZG-Koordinator*innen endete dieser Zeitraum gem. VzD in 2020. Einige der Hochschulen haben die Stelle aber erst in 2021 besetzen können. Bestünde die Möglichkeit, dass die für 2020 zur Verfügung gestellten Mittel in das Jahr 2021 transferiert werden?

Sollten die Mittel in 2020 nicht oder nur teilweise verausgabt haben, so sind diese ganz oder teilweise zurückzuerstatten.

 

Für das Vorhaben digiFellows (§ 2, Abs. 6) werden pro Jahr feste Mittel bereitgestellt. Laut § 12 VzD entspricht der Durchführungszeitraum der verschiedenen Maßnahmen und Projekte den Haushaltsjahren, in denen Mittel für die Maßnahme und Projekte vorgesehen sind. Müssten dann die Mittel für das Vorhaben digiFellows für das Jahr 2020 zurückerstattet werden, wenn in 2020 keine Verausgabung stattgefunden hat oder können die Mittel für 2020 auch in das Jahr 2021 verschoben werden?

in § 2 Abs. 6 der Vereinbarung zur Digitalisierung ist festgeschrieben, dass jede Hochschule sich verpflichtet, ab 2020 jährlich einen hochschulweiten Wettbewerb zur Vergabe eines "Fellowships für Innovationen in der digitalen Hochschullehre" durchzuführen und hierfür jährlich 50.000,- € erhält. Das bedeutet, dass Sie den Wettbewerb entsprechend jährlich durchführen bzw. beginnen müssen.

Das Wettbewerbsverfahren muss jeweils zwingend in den einzelnen Haushaltsjahren beginnen, die Ausgaben hierfür können aber aufgrund der Überjährigkeit der Mittel noch in den Folgejahren bis zum Ende des Durchführungszeitraumes getätigt werden. Da in 2020 aufgrund des Zeitmangels eine Wettbewerbsdurchführung schwierig war, ist es in diesem Ausnahmefall möglich, das Wettbewerbsverfahren erst im Jahr 2021 zu starten und in 2021 entsprechend zwei Wettbewerbe durchzuführen.

Sollten Sie in einem Jahr kein digifellow vergeben, sind diese Mittel am Ende des Durchführungszeitraumes an das MKW zurückzuerstatten.

 

Für welche Ausgaben können diese Mittel gem. §7 (3) in der Hochschule konkret verwendet werden? Personal- und Sachausgaben? Oder gibt es hier eine Einschränkung?

Bei diesen Mitteln gibt es keine Aufteilung zwischen Personal- und Sachausgaben, dh. sie sind quasi gegenseitig deckungsfähig. Das Ergebnis und die Fristen zählen.

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