E-Drittmittelakte.nrw

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Das E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen (EGovG NRW) sieht vor, dass sämtliche Akten in Zukunft elektronisch zu führen sind. In der Fassung des EGovG NRW vom 16.2.2021 soll die Umstellung auf die elektronische Aktenführung an den Hochschulen bis zum 31. Dezember 2025 abgeschlossen sein (siehe EGovG NRW, § 9, Abs. 3).

Die elektronische Führung einer Drittmittelakte reicht von der Initiierung eines Drittmittelprojektes über die Durchführung bis hin zur revisionssicheren Ablage. Die Drittmittelakte umfasst dabei folgende Prozesse: (a) Drittmittelprojekt initiieren und beantragen, (b) Drittmittelprojekt einrichten, durchführen und abschließen.

Diese Prozesse sollen so ausgestaltet sein, dass sie folgende Ziele unterstützen:

(1) Die Vorgangsbearbeitung erfolgt vollständig elektronisch und ermöglicht die digitale Zusammenarbeit der beteiligten Organisationseinheiten.

(2) Mit Hilfe von Schnittstellen zu anderen (elektronisch geführten) Akten bzw. Fachverfahren stehen alle für die E-Drittmittelakte benötigten Daten aus Personal-, Finanz- und Beschaffungsprozessen sowie dem Vertragsmanagement zur Verfügung.

(3) Die E-Drittmittelakte bedient die Nachweispflichten und notwendigen Dokumentationen gegenüber den Drittmittelgebern.

(4) Das Verhältnis zum Forschungsdatenmanagement und die Schnittstellen zum Projekt CRIS.NRW (Forschungsinformationssystem) sind geklärt.

(5) Allen NRW-Hochschulen steht ein Hochschulmaster für die E-Drittmittelakte zur Verfügung.

Kontakt

Dr. Christiane Büchter

Dezernat für digitale Transformation und Prozessorganisation (DT / P) / Projekt- und Prozessmanagement
Universität Bielefeld
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Burkhard Neus

Leiter Digitale Entwicklung der Hochschulverwaltung
Fachhochschule Südwestfalen
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