E-Vertragsmanagement (Vorprojekt)

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Gemäß § 9 des EGovG NRW Entwurfs sind spätestens ab 01. Januar 2025 sämtliche Akten elektronisch zu führen. Im Lichte dieser legislativen Anforderung präzisierte das Vorprojekt E-Akte.nrw die Anforderungen zur Einführung der prozessorientierten elektronischen Aktenführung und der elektronischen Vorgangsbearbeitung. Als ein Ergebnis des benannten Vorprojekts wird darauf verwiesen, dass es zur Umsetzung des EGovG NRW Entwurfs einer Detailbetrachtung spezifischer Aktenarten sowie deren Führung bedarf. In diesem Zusammenhang sprechen sich die Kanzler*innenkonferenzen der Universitäten und Fachhochschulen dafür aus, dass die im Vorprojekt E-Akte.nrw identifizierten Aktenarten in spezifische Konzeptions- und Realisierungsprojekte überführt werden. Einer dieser Aktenarten ist das elektronische Vertragsmanagement (im Weiteren: E-Vertragsmanagement). Das hier beantragte Vorprojekt zum E-Vertragsmanagement schafft Grundlagen dafür, dass bei der Einführung eines E-Vertragsmanagements und deren elektronischer Vorgangsbearbeitung an den Hochschulen soweit, wie sinnvoll möglich, kooperativ zusammengearbeitet wird und zugleich die vorhandenen Vorarbeiten der einzelnen Hochschulen hinreichend berücksichtigt werden. Wie das Vorprojekt E-Akte.nrw gezeigt hat, haben bereits einige Hochschulen Projekte zum E-Vertragsmanagement angestoßen. Diese Projekte fokussieren verschiedenartige Vertragsarten und Einsatzszenarien,unterscheiden sich teilweise hinsichtlich der Abbildung des Vertragslebenszyklus, nutzen verschiedene technische Systeme und sind heterogen in der Herangehensweise. Ziel dieses Vorprojekts ist es daher,

a.) den IST-Stand des E-Vertragsmanagements an den Konsortialhochschulen zu erheben (u.a. in Bezug auf die gegenwärtige Abbildung des Vertragslebenszyklus, derzeitiger Einsatzszenarien und Prozesse, zentraler bzw. dezentraler Zugriffe, Reifegrad sowie verwandte Systeme). Dies umfasst sowohl die Erhebung vertragsarttypischer und damit anwendungsfallbezogener Elemente, die Berücksichtigung möglicher Spezifika aufgrund der Hochschulart sowie die Berücksichtigung verschiedenartiger Fachverfahren.

b.) Neben der Erhebung des IST-Stands sollen ebenso die Bedarfe erfragt werden, so dass auf Grundlage der erhobenen Informationen sich Anforderung ableitenlassen, die zur Auswahl einer adäquaten Softwarelösung herangezogen werden können. Neben den Bedarfen an eine adäquate Softwarelösung werden auch die Anforderungen an das Kompetenzzentrum E-Akte.nrw erhoben und formuliert.

c.) Die erhobenen Bedarfe und Anforderungen bilden nach erfolgter Konsensfindung der beteiligten Konsortialhochschulen sodann einen belastbaren Katalog zur verlässlichen Projektierung des Hauptprojekts, das darauf zielt, eine bestmöglich gleichlautende Einführung eines prozessorientierten E-Vertragsmanagements und der elektronischen Vorgangsbearbeitung an den Hochschulen zu realisieren sowie eine auf Dauer angelegte Servicestruktur umzusetzen

Kontakt

Astrid Seggewiß-Rode

E-Government-Koordinatorin u. Projektmanagerin
Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn

Dr. Simone Agethen

Dezernentin Finanzwesen
Universität Paderborn
Kontakt

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